In un corso di formazione, ilprimo obiettivo è l’efficacia. L’utente che decida di seguire un corso desidera apprendere le nozioni trattate e acquisire con sicurezza le competenze e le abilità illustrate. Frequentare un corso introduttivo di excel serve a capire a cosa serve questo software e cosa si può fare con questo. In un corso di formazione, le competenze pratiche sono importanti tanto quanto quelle teoriche, se non di più: quando parliamo di formazione, intendiamo un corso che segue o affianca il normale corso di studi e ha il compito di applicare, aggiornare o contestualizzare le nozioni apprese durante il normale percorso scolastico. Per gli utenti più adulti, la formazione ha un intento di aggiornamento o di riqualificazione, laddove per i più giovani ha l’intento di introdurli allo specifico ambito lavorativo in cui si andranno a inserire. Le due esigenze hanno un importante elemento in comune: devono essere efficaci e lo devono essere in tempi ragionevoli.

Il secondo obiettivo di un corso di formazione è appunto l’efficienza. Non basta che chi frequenta il corso ne esca formato: deve poterlo fare nei tempi e nei modi che meglio si adattano alle esigenze lavorative e a quelle personali. Molti corsi di formazione hanno orari e modalità di somministrazione differenti rispetto alle lezioni scolastiche o universitarie. Un master, un corso di lingua o di qualche certificazione, sono spesso erogati nel tardo pomeriggio, talvolta al sabato, proprio per non essere di intralcio agli impegni professionali. Le categorie professionali – architetti, giornalisti, ecc. – sono tenute a frequentare un certo numero di corsi di aggiornamento annuali, molti dei quali da remoto. Internet e l’ecosistema di applicazioni e istituzioni che vi erogano i contenuti permettono di ottimizzare i tempi.

Soppesato alla luce delle risorse richieste, un corso di formazione, per quanto efficace, potrebbe non trovare la meritata diffusione tra i potenziali frequentanti. Prendiamo un caso estremo. Per ottenere un dottorato sono necessari anni di impegno costante e intenso: alla fine di questo percorso post-universitario, il dottorando può ottenere il titolo di professore ed eventualmente iniziare la carriera accademica. Il costo opportunità di questa scelta è indirizzarsi al lavoro nei naturali settori di sbocco del suo percorso educativo. Per effettuare la scelta, lo studente valuterà tanto il risultato finale, in termini di possibilità di carriera, remunerazione e soddisfazione personale, per ciascuno degli scenari. Fatto questo, penserà agli sforzi necessari per indirizzarsi verso la scelta adeguata. Se tra le due scelte non ci sarà troppa differenza, il costo potrà fare la differenza e dissuadere dalla scelta del dottorato.

Con le dovute proporzioni, lo stesso calcolo sul costo-opportunità entra in gioco per ogni scelta formativa. Non solo. Lo stesso calcolo coinvolge tanto i possibili frequentanti, in prima battuta; quanto gli organizzatori del corso, come diretta conseguenza. Se un corso non trova un adeguata diffusione tra i potenziali frequentanti, i responsabili della sua produzione ed erogazione dovranno valutarne i motivi e i possibili rimedi. Quali leve possono essere adoperate per rendere più adeguata l’offerta formativa? Una di queste è l’ottimizzazione dei tempi, tanto di sviluppo quanto di apprendimento.     

Ridurre i tempi di sviluppo

Ottimizzare i tempi di sviluppo di un corso di eLearning ha almeno due aspetti positivi. Da un lato permette di confezionare un corso in tempo utile per una nuova esigenza. Il periodo di quarantena e le conseguenti fasi di lavoro remoto e didattica a distanza hanno sottolineato l’importanza del time-to-market: l’esigenza va soddisfatta quando è presente. Tardare in questo compito può comportare la fine dell’esigenza. Dall’altro lato, ottimizzare i tempi significa ridurre le ore-persona lavorate, contenere i costi e tenere sotto controllo il costo dell’abbonamento, dell’ingresso o delle certificazioni accessorie. In tempi di inflazione a due cifre, è vitale per chiunque competa sul mercato.

Quali strumenti per ridurre i tempi

Automazione è la parola. Il principale punto di forza di un corso in eLearning non è tanto la sua ubiquità, né la possibilità di fruire dei contenuti ad ogni tempo consono. Questo lo fa benissimo un normale video online. Un eLearning è in grado di offrire molto di più, perché la configurazione informatica sottostante è più articolata. Tanto un LMS, quanto un LXP possono gestire librerie di contenuti in modo da organizzarli lungo uno o più percorsi di apprendimento.

Con l’automazione è possibile ridurre il carico di lavoro sulle persone. In particolar modo, automatizzare i compiti ripetitivi e cronovori può apportare i migliori benefici.

Course Writer, Subject-Matter Expert e Instructional Designer sono le figure professionali per le quali l’automatizzazione dovrebbe mettersi al servizio.

In fase di progettazione, tutte le estensioni e le funzionalità aggiuntive che permettono di velocizzare il compito del Course Writer, l’autore dei contenuti: ad esempio, tutti gli appunti e il materiale informativo dovrebbero essere prodotti in un formato editabile e condivisibile già al momento della progettazione. Trasferire da una moltitudine di quaderni e cartelle differenti potrebbe risultare troppo laborioso. Discorso simile per i contenuti audio e video: anche quelli con editing minimo, possono essere meglio utilizzati se lungo la loro durata sono indicizzati per parole chiave e per timestamp, in modo da poter facilmente trovare ed estrarre i brani più interessanti, eventualmente da inserire in un file di ripasso o come risposta corretta alle domande di un test.

Per i corsi più approfonditi, permettere un’adeguata collaborazione tra il Course Writer e il Subject-Matter Expert, la persona con una conoscenza approfondita su tutti gli aspetti della materia trattata, può essere imprescindibile. Integrazioni con i programmi di collaborazione online e condivisione dei file può fare la differenza: le due figure possono così collaborare su uno stesso documento, anche in maniera asincrona.

Infine, l’automazione dei processi dovrebbe permettere all’Instructional Designer, il progettista del corso, di coordinare il tutto come project manager, occupandosi anche della reportistica da consegnare agli uffici delle risorse umane. Questo permetterebbe di aprire a chiunque interessato la possibilità di creare corsi. Un’offerta più strutturata permetterebbe di creare un vero e proprio mercato della formazione eLearning, ripartire i costi di produzione su una base più ampia, avviare un salutare percorso di concorrenza sui contenuti e affermare gli standard più aggiornati.

Ridurre i tempi di apprendimento

Ridotti i tempi di produzione e i costi d’iscrizione, si può ancora ottenere un miglioramento rivolgendosi agli utenti. Anche il loro tempo merita di essere ottimizzato visto che, in ultima istanza, sono loro a dover scegliere se valga la pena o meno scegliere quel corso specifico. Vero, una buona parte della scelta dipende dalla materia in sé, da interesse e impegno dello studente e dalle possibili applicazioni di quanto appreso. E agire su questi aspetti è compito principale dello studente, del Course Writer e degli eventuali decisori sul luogo di lavoro: dai manager che gestiscono il lavoro dei collaboratori, ai responsabili delle risorse umane, che ne valutano il percorso.

C’è, per fortuna, tutta un'altra dimensione che chi produce un corso può migliorare. Anch’essa tramite il principio dell’automazione dei compiti ripetitivi o a scarso valore aggiunto. Dal lato degli studenti, l’impatto è forse ancora più promettente: non conta solo il risparmio del tempo, ma anche mantenere l’interesse per il corso e i temi affrontati.

Facciamo qualche esempio: prendere appunti durante la lezione è essenziale, da questo non si scappa. Ma, passare tutto il tempo a scrivere su un foglio mentre sullo schermo parla un docente rischia di trasformarsi in un puro dettato in cui l’attenzione è concentrata sulle frasi e disattenta allo schema complessivo. Automatizzare una parte di questo tramite appunti e schemi in pdf permette a chi frequenta di concentrarsi sul percorso, più che sulla tappa: una volta che il docente avrà rassicurato sull’invio del pdf con gli schemi, gli studenti saranno spontaneamente più focalizzati a comprendere l’essenza della lezione, più che a ricordare le singole frasi.

Altre possibili automazioni sono quelle sul normale andamento “burocratico” della classe: l’iscrizione a un test, l’invio di un risultato, la notifica di una risposta su un forum, ecc. Se poi, un corso di eLearning prevede dei percorsi diversi a seconda del livello di preparazione iniziale dello studente o dell’andamento dei test intermedi, indirizzare automaticamente ciascun frequentante a tutte e sole le lezioni che dovrà affrontare permetterà loro di seguire ciascuno un percorso certo e personalizzato: al docente, dovrà essere fornita un’interfaccia di riepilogo che permetta di seguire i progressi di ciascun utente.

L’automatizzazione dei percorsi permetterebbe anche una migliore interazione tra gli studenti, soprattutto quando a ciascuno venisse indicato o proposto di scegliere uno specifico ambito in cui fornire il proprio contributo al lavoro di squadra.