Il whistleblowing, ovvero la segnalazione di illeciti all’interno di organizzazioni pubbliche o private, è emerso come strumento fondamentale per garantire trasparenza e legalità.

La recente normativa italiana, recependo la Direttiva UE 2019/1937, ha introdotto il D.lgs. 24/2023, che disciplina in modo strutturato la protezione dei "whistleblowers": coloro che segnalano violazioni di normative nazionali o dell’Unione europea, dannose per l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o privata, apprese durante l’attività lavorativa. 

In un’epoca in cui l’etica aziendale è sotto stretto scrutinio, il ruolo del whistleblower diventa cruciale nel rivelare pratiche non etiche o illegali.

In questo articolo, illustreremo cosa prevede la normativa sul whistleblowing e cosa devi fare per assicurarti che la tua azienda sia conforme ai nuovi obblighi.

Cos’è il whistleblowing?

Il whistleblowing si riferisce al coraggioso atto di un dipendente o di un insider di un’organizzazione che decide di esporre pubblicamente o di segnalare internamente attività illecite, comportamenti scorretti o violazioni di normative etiche o legali all’interno dell’organizzazione stessa. 

Queste segnalazioni possono riguardare varie problematiche, come corruzione, frode, violazioni di leggi o regolamenti, discriminazione e altri comportamenti non etici.

Normativa italiana sul whistleblowing

L’Italia ha fatto passi da gigante nella protezione dei whistleblowers con l’adozione del D.lgs. 24/2023, in linea con la Direttiva UE 2019/1937. Questa normativa rappresenta un baluardo nella tutela di coloro che, coraggiosamente, scelgono di segnalare irregolarità.

Inoltre, a fianco dell’adeguamento normativo, è stato creato un organismo di controllo indipendente, l’Ufficio per la Protezione dei Whistleblower presso l’ANAC (Autorità Nazionale Anticorruzione), incaricato di vigilare sul rispetto delle disposizioni e di intervenire, se necessario, a tutela del segnalante.

Protezione dei whistleblowers

Una componente fondamentale di questa normativa è la protezione dei segnalanti. 

Le misure adottate devono infatti garantire l’anonimato e offrire difesa contro ritorsioni, assicurando che i whistleblowers possano agire senza timore di conseguenze negative.

Le misure più comuni per proteggere coloro che fanno segnalazioni di whistleblowing sono:

• La possibilità di consentire ai whistleblower di presentare segnalazioni in modo anonimo
• Il trattamento riservato delle informazioni fornite dai whistleblower
• La protezione da ritorsioni contro i whistleblower
• La possibilità di utilizzare canali di segnalazione esterni e indipendenti (un esempio di canale di segnalazione è la piattaforma digiMOG)
• La formazione e consapevolezza del personale sulla protezione del segnalante
• La gestione professionale e procedurale delle segnalazioni
• La valutazione periodica e la revisione dei programmi aziendali di whistleblowing

Ruolo e funzioni del whistleblowing nelle aziende

Il whistleblowing è un elemento chiave nella governance aziendale moderna, che va ben oltre la semplice identificazione e prevenzione di frodi o comportamenti illeciti. 

La sua funzione è fondamentale per instaurare e mantenere una cultura aziendale eticamente solida e trasparente.

Questo strumento consente alle organizzazioni di rafforzare la fiducia sia internamente che nei confronti del pubblico e degli stakeholder.

Attraverso una pratica efficace del whistleblowing, le aziende possono identificare potenziali rischi legali o di reputazione prima che si concretizzino, favorendo un clima di proattività e responsabilità. Inoltre, incoraggiando una comunicazione aperta e onesta, il whistleblowing può migliorare l’engagement dei dipendenti e la loro percezione del luogo di lavoro come sicuro e giusto.

Fondamentale è anche il ruolo del whistleblowing nell’adeguamento alle normative e nelle pratiche di compliance. Aziende che adottano efficacemente sistemi di whistleblowing dimostrano un impegno concreto verso la legalità e l’integrità, elementi sempre più valutati positivamente in un contesto di mercato globale e competitivo.

Procedura di whistleblowing per l’adeguamento delle aziende alla normativa

Il processo di segnalazione è chiaro e strutturato: i dipendenti possono accedere a canali dedicati per segnalare le loro preoccupazioni, mentre le aziende sono tenute a indagare in maniera tempestiva e adeguata su ogni segnalazione ricevuta.

Il percorso pratico di adeguamento da parte dell’azienda alla normativa sul whistleblowing è il seguente:

Elaborare una politica di whistleblowing
Creare una politica aziendale che definisca chiaramente cosa costituisce un comportamento illecito, come devono essere effettuate le segnalazioni e quali sono le misure di protezione per i whistleblower. La politica dovrebbe essere chiara, accessibile a tutti i dipendenti e distribuita ampiamente all’interno dell’organizzazione.

Istituire canali di segnalazione
Implementare canali di segnalazione interni chiari e accessibili, che possono includere linee telefoniche dedicate, indirizzi email specifici o piattaforme online sicure. Garantire che i dipendenti abbiano familiarità con questi canali e comprendano come utilizzarli.

Per ulteriori approfondimenti sui canali di segnalazione, scopri la piattaforma digiMOG.

Assicurare l’anonimato e la riservatezza
Garantire che i canali di segnalazione consentano agli utenti di rimanere anonimi, se lo desiderano. Proteggere la riservatezza delle informazioni fornite e garantire che solo le persone autorizzate abbiano accesso alle segnalazioni.

Formare il personale
Fornire formazione regolare a tutti i dipendenti sulla normativa di whistleblowing, sulla politica aziendale e sulle procedure di segnalazione. La formazione dovrebbe evidenziare l’importanza del whistleblowing per la cultura aziendale e spiegare le protezioni disponibili per i whistleblower.

Scopri, ad esempio, il corso online “Whistleblowing - Segnalare un illecito in ambito lavorativo” proposto da Mega Italia Media.

Designare una persona responsabile
Assegnare un responsabile interno o un team incaricato di gestire le segnalazioni di whistleblowing. Questa persona dovrebbe essere competente, imparziale e responsabile di coordinare le indagini e prendere le misure appropriate.

Garantire la protezione dei whistleblower
Implementare misure per proteggere i whistleblower da ritorsioni o discriminazioni. Questo può includere l’istituzione di procedure per affrontare eventuali ritorsioni e per garantire che i whistleblower non subiscano conseguenze negative per le loro segnalazioni.

Monitorare e valutare il sistema
Implementare un sistema di monitoraggio per valutare l’efficacia del programma di whistleblowing. Rivedere periodicamente la politica, i canali di segnalazione e le misure di protezione per assicurarsi che siano allineati con le migliori pratiche e le esigenze in evoluzione dell’organizzazione.

Conformità alle normative locali
Verificare la conformità alle normative locali e settoriali in materia di whistleblowing. Assicurarsi che il programma soddisfi le richieste specifiche delle leggi vigenti nel paese o settore in cui opera l’azienda.

Comunicazione chiara
Comunicare in modo trasparente e continuativo con i dipendenti riguardo alla politica di whistleblowing, evidenziando l’importanza del ruolo dei whistleblower e incoraggiando la segnalazione di comportamenti illeciti.

Aggiornamenti periodici
Mantenere la politica e le procedure aggiornate, tenendo conto di nuove normative e modifiche organizzative che potrebbero influenzare il programma di whistleblowing.

Il whistleblowing come strumento di integrità

In conclusione, il whistleblowing rappresenta un potente alleato per le aziende che mirano a consolidare la propria integrità e trasparenza.  La sua implementazione corretta e responsabile non solo salvaguarda l’organizzazione da rischi legali e danni reputazionali, ma stimola anche una cultura organizzativa salubre e basata sull’etica.

In un mondo aziendale sempre più orientato verso la responsabilità sociale, il whistleblowing si afferma come un fondamentale strumento di autoregolamentazione e integrità. Le aziende che lo adottano, promuovendo un ambiente lavorativo sicuro e giusto, si posizionano all’avanguardia nel percorso verso l’eccellenza operativa e la fiducia pubblica.